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色谱分析员:你对客户的信息传递方式正确吗?
发布:song123   时间:2015/6/25 16:10:35   阅读:1195 
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材料与测试:色谱分析员:你对客户的信息传递方式正确吗?
图片来源:西蒙·史密斯/盖蒂图片社
 
你可能一名非常优秀的色谱分析人员,并且拥有最好的仪器及资源,但如果你不能正确地将你的信息传达给客户,那么这一切都毫无意义。
 
我见到过很多次这样的情况,头脑敏锐的分析员却无法正确解释其数据是如何得到的,更无法清楚地解释这些结果所带来的影响。想要成为一名一流的分析科学家,你就必须具备有效沟通“信息”的方式,从而使你的客户(内部或外部)理解并接受你的信息。如果那些正常理智的人群不能理解你所得到的数据,那么你一定是没有进行有效的沟通。
 
这种交流可能发生在许多不同的环境下,包括电话沟通,面对面的会议,在你的办公室,在实验室里,在饮水机旁的闲聊或是正式的简报中。但无论具体是在什么样的环境下,好的教学和学习原则始终是通用的,那些以一种能让对方理解的方式来传达信息的关键沟通技巧始终是必需的。这些原则和技巧的应用相对来说是比较直白且简单的,而如果你承认并接受这一事实,那么即使只是通过一次电话沟通来解释你的最新研究成果,那都是值得的。
 
材料与测试
图片来源:网络
 
如何最有效地进行沟通?通常来说,你的学习风格一般总是相辅相成于你的教学(沟通)风格,其大致可分为视觉(看到)、听觉(听到)或动觉(行动并执行)(VAK),或者是这些风格的一个混合,而其中可能某一个风格占据主导地位。有许多的线上资源能够帮助你评估你的学习风格。[1,2]我建议你找出自己的风格,因为这可以为你真正了解自己的教学风格提供莫大的帮助。而毫无疑问的是,对某些色谱分析员来说,解释其获取的数据结果就是在教学。
 
一旦你评估了你的教学风格,你就能够选择那些最符合你风格的沟通方式。听觉风格的讲师可能喜欢通过会议或是通过电话的方式来进行详细解释,视觉风格的讲师可能喜欢使用色谱图和图表来进行解释,动觉风格的讲师则可能会直接进入实验室,详细指出其使用的实验仪器并打开其数据系统进行解释。
 
分析员应该尽可能多的了解客户。首先,他们的学习风格是什么?你是不是认为进行这项工作仅仅是为了向我们的客户解释数据?如果是这样,那你的方向就完全错了。要确认“学生”风格其实非常简单,只需要询问其最喜欢的讨论方式,是通过电话还是在办公室讨论,又或是去一趟实验室。只有你询问了你才会知道他们喜欢的风格方式!其次,你必须要花时间来了解他们理解的程度。大多数人都讨厌那被屈尊对待,更加讨厌一大堆难以理解的言语。你上一次在展示你所谓的聪明才智以及你伟大的数据前,去了解你客户的理解程度是在什么时候?
 
分析员的会话应该有一个良好的开端、过程和结尾,下面是一个非常著名的教学方案:
告诉他们你将会告诉他们什么。 把你的信息告诉他们。 告诉他们你告诉了他们什么。
以上的方式我用了很多次,这确保我能够正确传达信息的核心观点,也使得对方能正确推断出我所想表达的内容。
 
在进行上述步骤1时,你可能会想要针对某些学习目标进行注释,当然这些学习目标都是可以测量的,所以不要这样注释“请注意该结果表明甲酯是由混合物的反应而形成的”,因为这么做并没有解释出你将会如何对该学习目标进行测量。如果注释这么写就会好得多,“这表明根据我们制定的反应方案,检测到了甲酯产物”或是“这说明色谱范围内M+14峰值可能是形成甲基化同族体所需的反应产物的潜在结果。”
 
对于那些在通过电话解释实验结果之前,保持严谨态度的研究员,请记住以下由5个P组成的规则:适当的准备以防止不佳的表现(Proper Preparation Prevents Poor Performance.)。不过,以上三点方案中,还缺失了一个至关重要的部分: 4.请他们告诉你,你刚刚告诉了他们什么。
 
·从本质上讲,这就是评估。如果你不能或者没有评估其他人是否理解或是在语境中推断出结论,那么就等于你根本就没有完成你的数据分析。我参与过的许多现场会议和电话会议都会以这样的问题收尾:
·这样可以吗?
·你明白吗?
·你看这样可以吗?

所有这些都是封闭式问题,所得到的回应往往为“是的”,因为大多数人都不想让自己看起来很愚蠢,即使他们并没有真正理解,所以这对分析员来说起不到任何帮助。请考虑使用以下几种类型的问题,这些问题即不会让人感觉屈尊,又有助于评估其理解程度:
·这些结果将如何影响你的下一个步计划?
·这些结果与你的期望存在哪些差异,对你来说这些结果意味着什么?
·这些研究结果是否会对你的工作研究产生影响?

这些问题能让你的客户在其自身的工作环境下考虑你的信息数据,同时也能帮助你评估其是否理解你所向他们传递的信息。

我会总结各种场景下能够帮助我有效沟通的一些技巧、窍门和实例,这些场景包括简单的单方面电话沟通,也包括面向多人的正式演讲。
 
在学习的环境下,人们所能记住的是:[3]
·他们读取信息的10%。
·他们听到的20%。
·他们所看到的30%。
·他们看到和听到的50%。
·他们与他人交流内容的70%。
·他们在自身工作情境中所做的80%。
·他们教授给他人的95%。

以上信息其实就是在告诉你,解释色谱分析员数据最好的办法,就是将数据发送给客户,然后安排一个会议,让客户向分析员解释这些数据信息。我可以向你保证,我曾经使用过的最有效的方式就是这种方式。这需要双方付出更多的精力,但最后的结果是非常成功的。
 
请记住,“死在PowerPoint上”并不表示PowerPoint本身有什么问题。相反PPT是世界上最广泛使用的教学工具,所以我们一定要确保自身明白如何使用它!
 
使用的协作教学工具交流信息的方式已经发生了天翻地覆的变化。现有的工具可以帮助我们快速分享信息并突出图形数据的各个方面。这些工具都非常实用,适合各种不同教学风格的人员实用。
所以,如果下一次你发现自己说“这些化学家真的很愚蠢”或“Sam真的没有得理解我的意思”或“这不是我所表达的意思,他们为什么会这么做?”这类言语的时候,你应该问问自己,这是客户理解上的问题还是你自己的问题,你应该怎么做才能更好地传递你的信息!
 
参考文献:
[1] http://www.educationplanner.org/students/self-assessments/learning-styles-quiz.shtml
[2] http://vark-learn.com/the-vark-questionnaire/
[3] Motorola University: Creating Mindware for the 21st Century, Corporate University Xchange 2(3), (1996).

译自chromatographyonline
来源:材料与测试
译者:兔子小光

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